1、建立完整的合同档案。档案资料包括以下内容：

 ◇  谈判记录、可行性研究报告和报审及批准文件；

 ◇  对方当事人的法人营业执照、营业执照、事业法人执照的副本复印件；

 ◇  对方当事人履约能力证明资料复印件；

 ◇  对方当事人的法定代表人或合同承办人的职务资格证明、个人身份证明、介绍信、授权委托书的原件或复印件；

 ◇  我方当事人的法定代表人的授权委托书的原件和复印件；

 ◇  对方当事人的担保人的担保能力和主体资格证明资料的复印件；

 ◇  双方签订或履行合同的往来电报、电传、信函、电话记录等书面材料和视听材料；

 ◇  登记、见证、鉴证、公证等文书资料；

 ◇  合同正本、副本及变更、解除合同的书面协议；

 ◇  标的验收记录；

 ◇  交接、收付标的、款项的原始凭证复印件。

2、公司所有合同都必须按部门编号。信用管理员负责建立和保存合同管理台帐。

3、合同承办人办理完毕签订、变更、履行及解除合同的各项手续后一个月内，应将合同档案资料移交信用管理员。

信用管理员对合同档案资料核实后一个月内移交档案室归档。

4、各公司及部门应于每年的一月十日和七月十日前将本公司管辖范围内上年度和本年度上半年的合同统计报表报送集团公司信用管理机构。

各公司及部门应于每年的一月十日前将管辖范围内上一年度信用管理情况分析报告报送集团公司信用管理机构。

5、建立完整的客户信用资料，包括客户信用申请表、客户调查表、客户信用审批表、回复客户的标准函、客户信用表单、授信资料、年审评价报告等，并附客户概况、付款习惯、财务状况、商账追讨记录、往来银行、经营状况等调查原始资料。

6、客户信用档案的查阅需填写查阅申请单标明查阅人、查阅客户名称、查阅用途，由档案管理员填写借阅时间、归还日期。信用档案的缺失以及涉及商业秘密内容的泄漏要追究相关当事人的责任。

7、配备大专以上学历，具有数据库检索服务的能力和经验的人员专（兼）职档案管理员。

8、档案管理员必须经过企业信用管理专业知识培训，考核合格后方可上岗。